Kitöltési útmutató

az adatvédelmi nyilvántartásba bejelentő adatlaphoz

A személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvény (a továbbiakban: Avtv.) 28. §-a rendelkezik az adatvédelmi nyilvántartásról.

Mit kell bejelenteni?

Az adatvédelmi nyilvántartásba az adatkezeléseket kell bejelenteni. A kötelezettségnek az Avtv. 28. § -ában meghatározott adatoknak a bejelentésével lehet eleget tenni. A nyilvántartásba történő bejelentést segítí az adatlap.

[Az Avtv.28. §.-ának 1. bekezdése szerint „A személyes adatokat kezelő adatkezelő köteles e tevékenysége megkezdése előtt az adatvédelmi biztosnak nyilvántartásba vétel végett bejelenteni

a) az adatkezelés célját;
b) az adatok fajtáját és kezelésük jogalapját;
c) az érintettek körét;
d) az adatok forrását;
e) a továbbított adatok fajtáját, címzettjét és a továbbítás jogalapját;
f) az egyes adatfajták törlési határidejét;
g) az adatkezelő, valamint az adatfeldolgozó nevét és címét (székhelyét), a tényleges adatkezelés, illetve az adatfeldolgozás helyét és az adatfeldolgozónak az adatkezeléssel összefüggő tevékenységét;
h) a belső adatvédelmi felelős nevét és elérhetőségi adatait....

(3) A nemzetbiztonsági szervek az adatkezelésük célját és jogalapját jelentik be.]

Ki jelenti be?

Általában az adatkezelést az adatkezelő jelenti be.

[Az Avtv. 28. §-ának (1) bekezdése szerint „...[Az] adatkezelő köteles e tevékenysége megkezdése előtt az adatvédelmi biztosnak nyilvántartásba vétel végett bejelenteni...”]

[Az Avtv. 28. §-ának (2) bekezdése szerint „A jogszabályban elrendelt adatkezelést a szabályozás tárgya szerint feladatkörrel rendelkező miniszter, hatáskörrel rendelkező központi államigazgatási szerv vezetője, illetőleg a polgármester, főpolgármester, a megyei közgyűlés elnöke köteles bejelenteni a jogszabály hatálybalépését követő 15 napon belül.”]

Az adatlap kitöltése

1. Adatkezelő

1.1. Adatkezelő megnevezése: 
A rovatba az adatkezelő szerv vagy személy hivatalos nevét kell beírni. (pl. cég elnevezése, egyesület bejegyzett elnevezése, természetes személy család- és utóneve)

[Az Avtv. 2. §.-ának 8. pontja szerint „adatkezelő: az a természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely a személyes adatok kezelésének célját meghatározza, az adatkezelésre (beleértve a felhasznált eszközt) vonatkozó döntéseket meghozza és végrehajtja, vagy az általa megbízott adatfeldolgozóval végrehajtatja.]

1.2. Adatkezelő címe:
Az adatkezelő szerv székhelye, a természetes személy lakóhelye.

1.3.Telefonszáma:

1.4. Kapcsolattartó:
A rovat kitöltése nem kötelező. Ha van belső adatvédelmi felelős, akkor annak neve, elérhetőségi adatai.

Adatkezelés

[Az Avtv. 2. §.-ának 9. pontja szerint „adatkezelés: az alkalmazott eljárástól függetlenül a személyes adatokon végzett bármely művelet vagy a műveletek összessége, így például gyűjtése, felvétele, rögzítése, rendszerezése, tárolása, megváltoztatása, felhasználása, továbbítása, nyilvánosságra hozatala, összehangolása vagy összekapcsolása, zárolása, törlése és megsemmisítése, valamint az adatok további felhasználásának megakadályozása. Adatkezelésnek számít a fénykép-, hang- vagy képfelvétel készítése, valamint a személy azonosítására alkalmas fizikai jellemzők (pl. ujj- vagy tenyérnyomat, DNS-minta, íriszkép) rögzítése is.]

1.5. Előző adatkezelés
Csak abban az esetben kell kitölteni, ha az adatkezelő, vagy jogelődje korábban már bejelentette adatkezelést az adatvédelmi nyilvántartásba.

1.5.1. Az adatkezelő megváltozásának jogcíme:
Csak abban az esetben kell kitölteni, ha a konkrét adatkezelést előzőleg más adatkezelő végezte, vagy adatkezelő személyében változás történt. 
(pl. jogutódlás, átalakulás, névváltozás, jogszabály-változás)

1.5.2. előző nyilvántartási azonosító:
Csak abban az esetben kell kitölteni, ha az adatkezelő korábban már bejelentette az adatkezelést az adatvédelmi nyilvántartásba.

1.6. Az adatkezelés megnevezése:
Kérjük, hogy a bejelenteni kívánt adatkezelést – a nyilvántartásban történő keresés lehetővé tétele céljából – röviden nevezze meg.

1.7. Az adatkezelés célja:
Az adatkezelés céljának – figyelemmel az Avtv. 5. §-ra – rövid megfogalmazás.

[Az Avtv. 5. §.-ának (1) bekezdése szerint  „Személyes adatot kezelni csak meghatározott célból, jog gyakorlása és kötelezettség teljesítése érdekében lehet. Az adatkezelésnek minden szakaszában meg kell felelnie e célnak.

1.8. Az adatkezelés jogalapja:
Az adatkezelés jogalapja vagy az érintett hozzájárulása, vagy törvényi rendelkezés lehet.

[Az Avtv. 3. §. szerint
(1) „Személyes adat akkor kezelhető, ha
a) ahhoz az érintett hozzájárul, vagy
b) azt törvény vagy - törvény felhatalmazása alapján, az abban meghatározott körben - helyi önkormányzat rendelete elrendeli”.

(2) „Különleges adat akkor kezelhető, ha
a) az adatkezeléshez az érintett írásban hozzájárul, vagy
b) a 2. § 2. a) pontjában foglalt adatok esetében, az nemzetközi egyezményen alapul, vagy Alkotmányban biztosított alapvető jog érvényesítése, továbbá a nemzetbiztonság, a bűnmegelőzés vagy a bűnüldözés érdekében törvény elrendeli;
c) egyéb esetekben azt törvény elrendeli”.]

1.8.1. Jogszabályhely vagy más jogalap:
Az érintett hozzájárulása, vagy a konkrét jogszabályhely megjelölése.

1.8.2. Jogszabály címe.
Az adatkezelés jogalapját meghatározó jogszabály megnevezése.

1.9. A tényleges adatkezelés helye:
Nem szükségképpen azonos az adatkezelő címével, csak akkor kell kitölteni, ha nem azonos az adatkezelő címével.

1.10. Az adatkezelés automatizáltsága:
kézi, gépi, részben gépesített, párhuzamos (nem kötelezően kitöltendő elem)

2. Adatfeldolgozás:

Csak akkor kell kitölteni, ha van adatfeldolgozó.

[Az Avtv. 2. §.-ának 15. pontja szerint „adatfeldolgozás: az adatkezelési műveletekhez kapcsolódó technikai feladatok elvégzése, függetlenül a műveletek végrehajtásához alkalmazott módszertől és eszköztől, valamint az alkalmazás helyétől”.]

2.1. Adatfeldolgozó megnevezése:
A rovatba az adatfeldolgozó szerv vagy személy hivatalos nevét kell beírni.

[Az Avtv. 2. §-ának 16.pontja szerint „adatfeldolgozó: az a természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely az adatkezelő megbízásából - beleértve a jogszabály rendelkezése alapján történő megbízást is - személyes adatok feldolgozását végzi”.]

2.2. Az adatfeldolgozó címe:
Az adatkezelő szerv székhelye, a természetes személy lakóhelye.

2.3. Telefonszáma:

2.4. Kapcsolattartó:
A rovat kitöltése nem kötelező. Ha van belső adatvédelmi felelős, akkor annak neve, elérhetőségi adatai.

3. Az adatok forrása:

3.1. Adatfajta megnevezése:
Az egyes adatfajtákat külön-külön pontosan meg kell jelölni. (pl. név, cím, telefonszám) Nem elég annyit megadni, hogy „azonosító adatok”.

[Az Avtv. 5. §.-ának (1) bekezdése szerint  „Személyes adatot kezelni csak meghatározott célból, jog gyakorlása és kötelezettség teljesítése érdekében lehet. Az adatkezelésnek minden szakaszában meg kell felelnie e célnak”.]

[Az Avtv. 5. §.-ának (2) bekezdése szerint „Csak olyan személyes adat kezelhető, amely az adatkezelés céljának megvalósulásához elengedhetetlen, a cél elérésére alkalmas, csak a cél megvalósulásához szükséges mértékben és ideig”.]

3.2.Adatforrás megnevezése:
A kezelt adatok forrásának megjelölése. (pl. érintett, BM KANYVH, más adatkezelőtől adatátvétellel) 
Más adatkezelőtől történő adatátvétel esetén kérjük az adatokat továbbító adatkezelő adatvédelmi nyilvántartási számát is megjelölni.

3.3. Adatfelvétel (átvétel) jogalapja:

3.3.1. Jogszabályhely vagy más jogalap:
Az érintett hozzájárulása, vagy a konkrét jogszabályhely megjelölése.

3.3.2. Jogszabály címe.
Az adatkezelés jogalapját meghatározó jogszabály megnevezése.

3.4. Adatfelvétel (átvétel) módja:
Kérjük, jelölje meg az adatok gyűjtésének, felvételének, átvételének konkrét módját. (pl. kérdőív, címlista átvétele)

3.5. Az adat törlési határideje:
Ha jogszabály másképp nem rendelkezik, az adatokat az adatkezelés céljának elérésével, illetve az érintett kérésére törölni kell.

[Az Avtv. 5. §.-ának (2) bekezdése szerint „Csak olyan személyes adat kezelhető, amely az adatkezelés céljának megvalósulásához elengedhetetlen, a cél elérésére alkalmas, csak a cél megvalósulásához szükséges mértékben és ideig”.]

4. Adattovábbítások:

[Az Avtv. 2. §-ának 10. pontja szerint „adattovábbítás: ha az adatot meghatározott harmadik személy számára hozzáférhetővé teszik”.]

4.1. Adatfajta megnevezése:
Az egyes adatfajtákat külön-külön pontosan meg kell jelölni. (pl. név, cím, telefonszám) Nem elég annyit megadni, hogy „azonosító adatok”.

4.2. Címzett neve:
A rovatba az adattovábbítás címzettjének hivatalos nevét kell beírni.
Ebben a rovatban kell megjelölni azt is, ha az adatkezelő az adatokat nyilvánosságra hozza.

[Az Avtv. 2. §-ának 11. pontja szerint „nyilvánosságra hozatal: ha az adatot bárki számára hozzáférhetővé teszik”.]

4.3. Az adattovábbítás jogalapja:

[Az Avtv. 8. §-ának (1) bekezdése szerint „az adatok akkor továbbíthatók, valamint a különböző adatkezelések akkor kapcsolhatók össze, ha az érintett ahhoz hozzájárult, vagy törvény azt megengedi, és ha az adatkezelés feltételei minden egyes személyes adatra nézve teljesülnek”.]

Ezt a szakaszt kell alkalmazni az ugyanazon adatkezelő, valamint az állami és az önkormányzati szervek által kezelt adatok összekapcsolására is.

4.3.1. Jogszabályhely vagy más jogalap:
Az érintett hozzájárulása, vagy a konkrét jogszabályhely megjelölése.

4.3.2. Jogszabály címe.
Az adatkezelés jogalapját meghatározó jogszabály megnevezése.

4.4. Az adattovábbítás módja:
Kérjük, jelölje meg az adatok továbbításának módját. (pl. online kapcsolat)

4.5. Időpontja:
Kérjük jelölje meg az adattovábbítás határnapját, határidejét, valamint az adattovábbítás gyakoriságát is.

5. Az érintettek csoportja(i):

5.1. A csoport leírása:
Azoknak a csoportoknak a meghatározása, amelyek tagjainak személyes adataival az adatkezelő adatkezelést végez.

5.2. Érintettek száma:
A rovat kitöltése nem kötelező.

6. Egyéb közlendők:
(pl. hiánypótlás, korábbi bejelentés)

Az adatlapot cégszerűen aláírva, az adatvédelmi biztosnak címezve postai úton (1051. Budapest, Nádor utca 22., vagy 1387. Budapest, Pf.: 40.) kell megküldeni.

Kiegészítő lapok

Az adatlaphoz tartozó kiegészítő lapokra csak bonyolult adatkezeléseknél van szükség.

Kiegészítő lap (adatfeldolgozás):
Csak abban az esetben kell kitölteni, ha a bejelenteni kívánt adatkezelő párhuzamosan több adatfeldolgozót vesz igénybe. Ekkor az egyes adatfeldolgozókat külön kiegészítő lapon kell megjelölni.

Kiegészítő lap (adatok forrása):
Csak abban az esetben kell kitölteni, ha az egyes adatokat több különböző forrásból gyűjti az adatkezelő, vagy az egyes adatokat különböző módon gyűjti az adatkezelő, vagy az egyes adatoknak különböző a törlési határideje. Ekkor a különböző adatforrások megjelölésére külön kiegészítő lapot kell kitölteni.

Kiegészítő lap (adattovábbítás):
Csak abban az esetben kell kitölteni, ha az adatkezelő több szervnek, vagy személynek továbbít adatot, vagy ha az adatoknak csak egy részét továbbítja, vagy ha az adatokat különböző módon és időben továbbítja. Ekkor az egyes adattovábbításokat külön kiegészítő lapon kell megjelölni.

Kiegészítő lap (érintettek csoportjai):
Csak abban az esetben kell kitölteni, ha az adatkezelő – az érintett személyek szempontjából – több szempontú adatkezelést végez.